مكتب ادارة المشاريع Project Management Office:-
هو كيان تنظيمي ضمن هيكلة الشركة ، يقوم بفحص المشاريع وعملياتها ومقارنتها بمعايير الشركة وسياسة المشاريع فيها ويعمل على ان تكون تلك المشاريع مطابقة للمعايير او سياسة الشركة الخاصة بالمشاريع.
كما يعمل على تسهيل تامين الموارد والادوات والمناهج والتطبيقات وتوزيعها بين المشاريع.وياخذ اشكال متعدده:-
1- داعم: هذا النوع من المكاتب لاسلطة لديه على المشاريع ويقتصر دوره فقط على تزويد النماذج والمناهج والادوات والسياسات والدروس المستفاده من اجل ادارة المشاريع التي تنفذ في الشركات.
2- مراقب: هذا النوع من المكاتب لديه سيطرة متوسطة على المشاريع ويقتصر دوره على الدعم والارشاد لادارة المشاريع في الشركات وتدرب الموظفين على ادارة المشاريع وبرامجها الاكترونية ويقدم المساعده بادوات نوعية لادارة المشاريعةويضمن ان كل ماهو متعلق بادارة المشاريع سيكون مطابق لممارسات الشركة.
3- التوجيه: هذا النوع لديه سيطرة قوية على المشاريع وعملياتها في الشركات ويقوم بتعيين مدراء المشاريع للمشاريع المختلفة بالشركات ويعتبر مسئول عن نتائج هذه المشاريع ونجاحها وكل المشاريع مهما كان حجمها او نوعها او تاثيرها تدار ضمن سلطة هذا النوع من مكاتب ادارة المشاريع.
- يجب ان نعرف ان مكتب ادارة المشاريع يعتبر قسم ضمن هيكلة الشركة وليس عبارة عن شخص واحد وقد يقوم مكتب ادارة المشاريع بما يلي:-
* ادارة العلاقة والصلة بين المشاريع والبرامج والحقائب الاستثمارية.
* القيام بالتكامل بين المعلومات الواردة من جميع المشاريع لتقييم فيما اذا كانت الشركة تقوم بانجاز اهدافها الاستراتيجية.
* تقديم الوصية بضرورة انهاء المشروع اذا وجد ذلك مناسبا.
* متابعة مطابقة المشاريع وعملياتها للاجراءات والممارسات الخاصة بالشركة.
* المساعدة في جمع الدروس المستفادة وجعلها متاحة لجميع المشاريع.
* تامين النماذج والقوالب مثل قوالب هيكلة تجزئة العمل او قوالب خطط ادارة الاتصالات والمساعدة في تامين الموارد.
* تامين التوجيه ليكون المشروع مطابق لسياسة الشركة واحكامها ومعاييرها فيما يخص المشاريع وادارتها.
* تامين تواصل مركزي مع المشاريع.
* المشاركة والتفاعل بشكل كبير يجب ان تتم خلال خلق المشروع وليس في اخره.
* قد يكون جزءا من هيئة مراقبة التغيير.
* قد يكون من اصحاب المصلحة.
- من اجل ان يكون مكتب ادارة المشاريع ناجح في عمله على الشركة ان تتذكر المفاهيم الاساسية التالية:
1- يجب تحديد دور مكتب ادارة المشاريع بوضوح.
2- على الشركة ان تحدد من البداية ماهو نوع مكتب ادارة المشاريع الذي ترغب بتكوينه ومع الوقت يتطور حسب احتياجات الشركة.
3- من المهم جدا ان تلتزم الادارة العليا بمكتب ادارة المشاريع فذلك ضروري.
4- مكتب ادارة المشاريع لن يحسن اداء المشاريع بدون استخدام تقنيات وعمليات ادارة المشاريع المناسبة لذلك عليك كمدير مشروع محترف ان تعزز هذه الاستخدامات.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق